Paiement par mandat administratif et collectivités locales

Le mandat de paiement est réservé aux établissements relevant de la comptabilité publique (enseignement, mairie, collectivité...).

D’après les articles L. 2343-1 et L. 3342-1 du Code général des collectivités territoriales, 60 de la loi n°63-156 du 23 février 1963 et 11 et 12 du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique :

• - les comptables publics sont seuls chargés du recouvrement des recettes et du paiement des dépenses publiques, sous leur responsabilité personnelle et pécuniaire ;
• - le règlement des dépenses d’une commune est effectué par le comptable au vu de mandats émis par l’ordonnateur. En vertu de l’article D. 2342-5 du Code général des collectivités territoriales, les dépenses ne peuvent être acquittées que sur les crédits ouverts à chacune d’elles. Les comptables doivent toujours s’assurer que leur sont produites au minimum 2 catégories de justification : celles fondant juridiquement la dépense et celles établissant la validité de la créance et comportant les éléments de liquidation (facture, etc.) ;
• - le préfet dispose du pouvoir de procéder au mandatement d’office d’une dépense obligatoire lorsque le maire n’y a pas procédé (article L. 1612-16 du Code général des collectivités territoriales).

Mandat administratif : obligation comptable

Le mandatement est effectué à l’aide d’une formule de mandat de paiement défini par l’instruction M14, c'est-à-dire le support de l'ordre de payer adressé par l'ordonnateur au comptable.

Un mandat de paiement doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :

• - le numéro d'ordre, pris par budget dans une série annuelle continue ;
• - la désignation du créancier. Elle doit correspondre très exactement à celle qui figure sur les pièces justificatives annexées au mandat. Le nom patronymique doit être suivi du prénom usuel inscrit en toutes lettres. En ce qui concerne les sociétés, les sigles usuels (SA, SARL, SNC...) peuvent être retenus pour déterminer sans difficulté la forme juridique de l'entreprise ;
• - l'indication de l'adresse du créancier. Elle est facultative pour les règlements des dépenses de personnel permanent ;
• - le libellé de l'objet de la dépense. Il doit reproduire la nature de la prestation et la période à laquelle elle se rapporte. Le créancier doit être en mesure d'identifier et de déterminer l'exactitude du versement effectué à son profit.

À noter : le préfet dispose du pouvoir de procéder au mandatement d’office d’une dépense obligatoire lorsque le maire n’y a pas procédé.

Bon à savoir : le Conseil d’État estime que dans les cas où la loi n’autorise pas l’intervention d’un mandataire, les collectivités territoriales et leurs établissements publics ne peuvent décider par convention de faire exécuter une partie de leurs recettes ou de leurs dépenses par un tiers autre que leur comptable. En corollaire, les ordonnateurs doivent produire au comptable toutes les pièces prévues par la liste des pièces justificatives. Il ne leur est donc pas possible de substituer ou de supprimer, de leur propre chef ou en application d’une délibération ou d’un contrat par exemple, des justifications particulières autres que celles définies par cette liste.

Comment fonctionne le paiement par mandat administratif ?

Le paiement par mandat administratif est uniquement réservé aux administrations de l’Etat et aux collectivités.

Pour réaliser votre achat par mandat administratif, il vous suffit de choisir ce mode de règlement lors de la validation de votre achat. Vous serez alors dirigé vers une page de confirmation vous rappelant la liste des informations et documents à nous communiquer, soit :

• - Le numéro de votre commande sur notre site
• - Votre bon de commande ou bon d’engagement
• - Merci de nous confirmer l’adresse de livraison

Il faut suivre ces étapes :

• - Passer la commande et remplir un bon de commande ;
• - Choisir le paiement par mandat administratif comme mode de paiement ;
• - Imprimer le bon de commande ;
• - Un bon d’engagement doit-être envoyé au créancier : il doit être signé ;
• - En l’absence de bon d’engagement, il faudra imprimer la facture relative à la commande : la faire valider par le comptable public (signature, tampon et validation) ;
• - La collectivité publique doit retourner par voie postale la confirmation de l’accord de l’organisme tiers payeur ;
• - Nous allons valider la commande et la l’expédier.

A qui envoyer les documents demandés lors de la validation de ma commande en ligne ?

Ces documents sont à nous retourner, par e-mail ou courrier, signé avec la mention "bon pour accord" et votre cachet :

• - Email à : compta@mondialelectronic.fr (avec le numéro de commande en tant qu'objet)
• - Courrier : 3 Bd des Minimes 31205 Toulouse Cedex 2